Bu aydınlatma metni 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’ nun (KVKK) 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla 5K Eğitim Hizmetleri A.Ş. (“Kurum”) ÇÖZÜM KURS (“Okul”) tarafından hazırlanmıştır.
İşbu metin, okulumuzun kayıt ve eğitim-öğretim dönemindeki faaliyetlerine ilişkin olarak işlenen çocuğunuza ve velisi olmanız nedeniyle sizlere ait kişisel verilerin kategorizasyonu, işlenme amaçları ve hukuki sebepleri ile KVKK kapsamındaki haklarınız konusunda genel olarak sizi bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır. Veri işlenen aşamalarda durumun şartları doğrultusunda bu metne atıf yapılarak durum özelinde tarafınıza ayrıca aydınlatma yapılacaktır.
KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU AÇIKLAMA
Kimlik Bilgisi Öğrenci/Veli ilişkin ad-soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet gibi bilgileriniz ve bu bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası, Sigortalı olunan sigorta şirketi bilgileri ile sigorta poliçe no., imza bilgisi, taşıt plakası v.b. belgelerinizde yer alan bilgiler
İletişim Bilgisi Öğrenci/Veli ve acil durumda aranacak kişi olarak beyan ettiğiniz üçüncü kişilerin telefon numarası, e-mail adresi, adres, faks numarası gibi bilgileri
Fiziksel Mekan, Güvenlik ve İşlem Güvenliği Bilgisi Okulumuz yerleşkelerinde fiziksel mekana girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar, IP adresi v.b. bilgileriniz
Görsel /İşitsel Bilgi Fotoğraf, video, kamera kayıtları (ders içi ve ders dışı aktiviteleri, müsabaka, sergi, gösteriler, ödül törenleri gibi etkinlikler ve durumun gereğince edinilen bu tür kayıtlar ile dijital platformlarda yapılan canlı ders, söyleşi, etkinlik vb. faaliyetlere ilişkin kayıtlar), yapılan ders kayıtlarında yer alan kamera, görüntü ve ses kayıtları (Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç), ses kayıtları ile kişisel veri içeren belgelerin kopyası niteliğindeki belgelerde yer alan veriler
Finansal Bilgi Okulumuz ile öğrenci ve velileri arasındaki hukuki ilişki kapsamında yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, kredi kartı bilgisi, finansal profil, malvarlığı, gelir bilgisi gibi veriler
Özel Nitelikte Kişisel Bilgi KVKK’nın 6. maddesinde belirtilen sağlık verileri kapsamında öğrenci ve velisine ilişkin olarak E-okul tabanında talep edilen, öğrenci raporları, veriler, ilk gün dosyalarındaki veriler, öğrenci portfolyo, bloggers paylaşımları, PDR Birimi faaliyetleri sonucunda elde edilen veriler (Kişilik envanteri, görüşme tutanakları vb.), öğrenci/veli spor-sanat geçmişi, lisans bilgileri, sertifika bilgileri, enstrüman, görsel sanatlar ve drama/tiyatro bilgisi, not bilgileri, antrenör/eğitmen performans, beceri ve gelişim tutanakları, öğrencilerin lisanslama süreçlerine ilişkin edinilen bilgiler, disiplin tutanak ve kararları, adli sicil kaydı, mahkeme kararları (velayet/vesayete ilişkin)
Talep/ Şikayet Yönetimi Bilgisi Okulumuza yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikâyetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler
- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
1.A. Amaçlar
- Özel Öğretim Kurumları ile Milli Eğitim mevzuatı başta olmak üzere, mevzuat ile öngörülen veya sözleşmeler ile kararlaştırılan iş ve işlemler ile yükümlülüklerin usulünce yerine getirilebilmesi,
- Öğrenci kayıt ve eğitim süreçlerinin yürütülmesi bu amaçla E-okul sistemine kayıt faaliyetlerinin tamamlanması,
- ÇÖZÜM KURS portalının kullanımının sağlanması, okul faaliyetlerinin dijital ortamdan takip edilebilmesi
- Öğrencinin eğitim hakkından niteliğine göre hizmetin gereği gibi faydalanabilmesi,
- Velilerimiz ve öğrencilerimiz ile iletişime geçilmesi, öğrencinin hal ve gidişatına ilişkin hususlarda gerekli öneri ve bildirimlerin yapılması, sürecin takibi ile disiplin kurulu kayıtlarının tutulması,
- Acil durumlarda bilgi verilmesi,
- Güvenlik hizmetlerinin yerine getirilmesi,
- İnternet sitesi ile diğer elektronik sistemlerin ve fiziki ortamlar aracılığıyla iletişimin sağlanması, derslerle ilgili süreç takibinin gerçekleştirilmesi ve bu amaçla e- posta gönderilmesi,
- Sınav, sporcu lisansı, yarışma, konferans, seminer, sempozyum, anma töreni, ödül töreni, gezi, turnuva gibi organizasyonların gerçekleştirilebilmesi,
- Performans takiplerinin yapılabilmesi,
- Öğrencilerin psikolojik, bedensel ve bilişsel gelişiminin doğru tahlil edilebilmesi, ihtiyaçlarının tespiti ve uygun hizmetin sağlanabilmesi,
- MEB Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Yönetmeliği doğrultusunda öğrencilere ilişkin değerlendirmelerin yapılması,
- Okul bilgilendirme ve tanıtım faaliyetlerinin yapılabilmesi,
- Servis hizmetlerinden gereği gibi faydalanılması,
- Velilerin kursiyerleri gözlemleyebilmesi bakımından bazı ders ve ders dışı etkinlik aktivitelerindeki kayıtların velilerle paylaşılabilmesi,
- Kurum içinde veya dışında gerçekleşecek olan ders içi ve ders dışı etkinlikler, ödül törenleri, yarışma vb. etkinliklerin sosyal medya hesaplarında, internet sitesinde, kurumun app uygulamasında, panolarda, sergilerde ve bültenlerde yer verilmesi,
- Uzaktan eğitim süreci kapsamında online eğitim hizmetlerinin ifası, canlı derslerin sürdürülmesi ve kursiyer ile velilerin erişimine sunulması,
- Veri sahibinin talep ettiği konularda kendisine bilgi iletilmesi,
- Veri sahibinin şikayet ve bildirimlerine cevap verilmesi,
- Kurumumuz bünyesindeki birimler ile resmi kurumlar arasında bilgilendirme, koordinasyon ve verimliliğin sağlanması ve geliştirilmesi,
- Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları ile paylaşılması, • Bilgi ve işlem güvenliği faaliyetlerinin sürdürülmesi,
- Yönetim faaliyetlerinin sürdürülmesi,
1.B.Hukuki Sebepler
Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin ilgili faaliyetin kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Kişisel verilerinizin kurumumuz tarafından işlenmesinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
- Kişisel verilerin işlenmesinin kurumumuz hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- Kişisel verilerin veri sahibi tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla; alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde kurumumuz tarafından işlenmesi
- Kişisel verilerin kurumumuz tarafından işlenmesinin kurumumuzun, kursiyerlerin, kursiyer velilerinin, çalışanların, çalışan adaylarının veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
- Kişisel Veri Sahibi olan gerçek kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla kurumumuz meşru menfaatleri için kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması,
- Kurumumuz tarafından kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının kişisel veri sahibinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması ve bu durumda da kişisel veri sahibinin fiili imkânsızlık veya hukuki geçersizlik nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunması.
Bu kapsamda kurumumuz, kişisel verilerinizi özellikle belirtilen amaçlarla ilgili hukuki sebebe dayanarak veri işlemektedir. Bahsi geçen amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, KVKK kapsamında öngörülen şartlardan herhangi birini karşılamıyor olması halinde ise, ilgili işleme sürecine ilişkin olarak kurumumuz tarafından Kişisel Veri Sahiplerinin açık rızası temin edilmektedir.
2.KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENDİĞİ ÖZEL DURUMLAR
2.1. Rehberlik ve Psikolojik Danışma Servisi Faaliyetleri Kapsamında Kişisel Verilerin İşlenmesi Beştepe Koleji Rehberlik ve Psikolojik Danışma Servisi, “Milli Eğitim Bakanlığı Rehberlik Hizmetleri Yönetmeliği” uyarınca öğrenciye ilişkin değerlendirme yapmak ve öğrenciyi daha yakından tanıyarak öğrencinin ihtiyaçlarına uygun olarak eğitim faaliyetlerini yürütmek amacıyla kimlik bilgisi kategorisi kapsamında öğrenci ad, soyad bilgileri, öğrenci numarası; eğitim bilgisi kapsamında okumakta olduğu sınıf bilgisi ile özel nitelikte veri kapsamında, öğrenciye ilişkin sosyal duygusal, akademik ve kariyer gelişimi alanlarına ait koruma, önleme ve müdahale hizmetleri dahilinde test ve test dışı tekniklerin uygulanmasıyla elde edilen duygu, düşünce, davranış, ilgi, yetenek, ruh sağlığı vb. bilgilerin yer aldığı sonuçları Okula ilettiğiniz yönteme bağlı olarak elektronik ya da basılı ortamda toplanmakta yukarıda belirtilen amaçlar dahilinde işlenmekte ve Rehberlik ve Psikolojik Danışma Servisi tarafından denetlenmektedir. Okulumuzca yukarıda belirtilen amaç dahilinde yapılan test ve test dışı değerlendirmelerde elde edilen ruh sağlığı, kişilik gelişimi, yetenekleri vb. bilgileri barındıran bu veriler, özel nitelikte kişisel veri olan “sağlık verisi” kategorisinde yer almaktadır. Söz konusu veriler, işlenme amacıyla sınırlı olarak amacına uygun bir şekilde saklanmakta olup Beştepe Koleji Veli Aydınlatma Metninde yer alan veri aktarımı yapılabilecek üçüncü kişilere (Beştepe Koleji Yetkilileri, Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları, Hukuken yetkili özel hukuk kişileri) kişilerin hukuki yetkisi dahilinde aktarılabilecektir. Söz konusu kişisel veriler ile Özel Öğretim Kurumları ile Milli Eğitim mevzuatı başta olmak üzere, mevzuat ile öngörülen KVKK m.5/2-ç bendinde yer alan Kanunlarda açıkça öngörülmesi hali ile hukuki yükümlülüğün usulünce yerine getirilebilmesi hukuki sebepleri ile KVKK m.5/ 2-c bendinde yer alan Sözleşmenin Kurulması ve İfası hukuki sebebine dayanarak ilettiğiniz yönteme göre elektronik veya fiziksel ortamda işlenmektedir. Söz konusu bu özel ve genel nitelikte kişisel veriler yasal yükümlülüklerin sona ermesi ve meşru menfaatin ortadan kalmasıyla beraber ilk periyodik imha döneminde imha edilmekte ve depolanmamaktadır.
2.2. Uzaktan Eğitim Sürecinde Kişisel Verilerin Korunması Hakkında
ÇÖZÜM KURS olarak, Resmi Kurum ve Kuruluşların “Yüz Yüze Eğitime Ara Verilmesi”ne ilişkin karar vermesi ve pandemi koşullarında sınıfların karantinaya alınması halinde eğitim faaliyetlerimize Zoom ve benzeri platformlar ve Beştepe Koleji’ne ait Beştepe Academy ve diğer web tabanlı uygulamalar üzerinden sunduğumuz ders materyalleri ile devam etmekteyiz. Bu kapsamda, sözleşmenin ifasıyla doğrudan ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” ile 6. madde hükmünde yer alan şartlar çerçevesinde yukarıdan belirlenen amaçlar doğrultusunda çocuklarınıza ait görüntü ve ses kaydına ilişkin veriler elektronik şekillerde elde edilecektedir. Elde edilen bu veriler, okulumuzun zoom bulutlama sisteminde satın aldığı saklama alanında, öğrencilerin yeniden erişebilmesi ve derse katılamayan öğrencilerin ders kayıtlarına erişebilmesi ve eğitim öğretim faaliyetlerinin sürdürülebilmesi için depolanabilecektir. İlgili veriler belirtilen amaçlar doğrultusunda okula ait bilişim sistemleri ile birlikte online video paylaşım platformlarına (vimeo vb.) nakledilerek öğrencilerin tekrar kullanımına açık hale getirilebilecek ve dijital ortamda muhafaza edilebilecektir. Görüntü kayıtları kurumumuzca üçüncü kişilere aktarılmayacak olup, kullanılan bilgisayar sistemi gereği yurt dışına aktarıldığı kabul edilmektedir. Bu sebeple, ilgili görüntü ve ses kayıtları KVKK’ nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir. İşbu nedenden ötürü; · Zoom üzerinden yapılan canlı derslerde ses ve görüntülerin kaydedilmesi ve farklı mecralarda paylaşılmaması gerektiğini hatırlatarak aksi bir durumun KVKK, FSEK ve ilgili mevzuat hükümlerinin ihlali anlamına geldiği konusunda siz velilerimiz, kursiyerlerimiz ve çalışanlarımızı bilgilendiriyor, · Her türden ders materyalleri ile dijital ortamlarda çevrimiçi yapılan ders ve toplantılara giriş linkleri/şifreler sadece ilgili kursiyerlerle kurumumuzca yetkili görülen çalışanların kullanımına açık tutuyoruz.
2.3.Güvenlik Kamerası Uygulamasına ilişkin Kişisel Verilerin İşlenmesi
Kurumumuza ait yerleşkelerde güvenlik veya benzeri amaçlarla kamera kayıtları kullanımı nedeniyle kişisel verilerin elde edilmesi halinde; elde edilen kişisel verileriniz ileride bir şüpheli işlemin araştırılması, uyuşmazlığın çözümü veya şikâyet halinde delil olarak kullanmak gibi amaçlarla veya bu Politika’da belirtilen diğer amaçlarla işlenebilecektir.
2.4.İnternet Sitesi ve Sosyal Medya Hesaplarında Kişisel Verilerin Paylaşılması
Öğrencilerin yaptıkları ders içi ve ders dışı etkinlikler, konferans, seminer, yarışma, tören, gezi vb. aktivitelere öğrenci/veli katılımları esnasında öğrencilerimizin anılarının kayıt altına alınması, başarılarının paylaşılması, yapılan etkinliklerle ilgili görüş ve değerlendirilmelerine yer verilmesi ile okulumuzun bilgilendirme ve tanıtım faaliyetlerinin yapılması amacıyla sosyal medya uzmanımız tarafından fotoğraf ve video çekimi yapılmaktadır. Yapılan çekimler esnasında alınan kayıtlarda, görsel ve işitsel bilgi kapsamında yer alan fotoğraf, video, ses kaydı gibi kişisel veriler kurumumuza ait Instagram (story, post vb.), Twitter, Linkedin, Youtube gibi sosyal medya hesaplarında paylaşılmakta ve sosyal paylaşım sitelerinin yurtdışı merkezli platformlar olması nedeniyle bu verilerin yurtdışına aktarıldığı kabul edilmektedir. Bununla birlikte, Okulun web sitesi ve uygulamasında, Billboardlarda, Okul içerisindeki TV, pano, sergi, gurur tablosu vb. yerler yazılı mecra alanları olan bülten, gazete, dergi vb. fiziki ortamlarda kuruma gelen ziyaretçi, diğer öğrenci velileri ve üçüncü kişilerin erişimine açık olacak şekilde bu görsel ve içerikler üçüncü kişilerle paylaşılmaktadır. Sosyal medyada veri paylaşımı öğrenci velilerinin açık rızası olması halinde gerçekleşmektedir. Bu türden paylaşımlar için açık rıza vermeyebilir yahut verseniz bile dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz. Bu hususta dilediğiniz zaman bilgi@bestepekoleji.com aracılığıyla bilgi edinebilirsiniz.
2.5.Ticari Elektronik İleti Gönderilmesi 5K Eğitim Hizmetleri A.Ş. tarafından sunulan ürün ve hizmetler hakkında genel/özel duyuruların yapılması, tüketici memnuniyetine ilişkin çalışmaların yapılabilmesi, anketlerin gönderilmesi, güncel gelişmeler ile ilgili bilgi verilebilmesi, kutlama amaçlı iletilerin gönderilmesi, sunum, bülten gibi içeriklerin paylaşılması, tanıtım, promosyon, kampanya, pazarlama ve reklam faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla iletmiş olduğunuz e-posta adresi, telefon numarası gibi iletişim bilgileriniz aracılığıyla açık rıza göstermeniz halinde sizlere e-posta, SMS ve telefon vasıtasıyla ticari ileti gönderilebilecektir. Yukarıda yer alan, kişisel verileriniz ile velisi olduğunuz öğrenciye ait kişisel veriler, bu faaliyetler yürütülürken fiziki ya da elektronik ortamda belirtilen amaçlar dahilinde işlenebilecek, Bilgi İşlem, Kurumsal İletişim, Halkla İlişkiler birimi ve Okul Yöneticileri tarafından denetlenebilecektir. Söz konusu veriler işlenme amacına uygun bir şekilde saklanmakta olup durumun gerektirmesi halinde özel olarak belirtilen (yukarıda yer alan faaliyetler kapsamında) ve bu aydınlatma metninde yer alan üçüncü kişiler ile paylaşılabilecektir.
3.KİŞİSEL VERİLERİN ÜÇÜNCÜ KİŞİLERE AKTARILMASI
Kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler, işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemleri alınarak üçüncü kişilere aktarılabilmektedir.
3.1 Kişisel Verilerin Aktarılması Kişisel veriler, veri işleme amaçları doğrultusunda, veri sahibinin açık rızasının bulunması halinde bu aydınlatma metninde yer alan üçüncü kişilere aktarılabilmektedir. Öğrenci/Veli’nin açık rızası yok ise aşağıdaki hallerin varlığı durumunda kişisel veriler üçüncü kişilere aktarabilir:
- Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
- Öğrenciler ve velilerinin veya bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa;
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise, kurumumuzun bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmek için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,
- Kişisel veriler, öğrenciler ve/ve ya velileri tarafından alenileştirilmiş ise,
- Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
- Öğrenciler ve/ve ya velilerinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla,
- Kurumumuzun meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,
3.2 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması Öğrencilerin özel nitelikli kişisel verileri açık rızanın bulunması halinde yahut kanunda yer alan açık rızayı gerektirmeyen durumların bulunması halinde aydınlatma metninde yer alan üçüncü kişilere aktarabilir.
3.3 Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları Kişisel verileriniz aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilir:
(i)Öğrencimiz yetkililerine ve Yönetim Kuruluna,
(ii) Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
(iii Hukuken yetkili özel hukuk kişilerine. Aktarımda bulunulan yukarıda belirtilen kişilerin kapsamı ve veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir. Veri Aktarımı Yapılabilecek Kişiler Tanımı Veri Aktarım Amacı 5K Eğitim Hizmetleri A.Ş. 5K Eğitim Hizmetleri A.Ş. Yetkilileri Öğrencilerin Okul yetkilileri tarafından değerlendirilmesi veya anılan kurumlar nezdinde referans araştırması yapılması amacı ile sınırlı olarak Şirket Müdürü 5K Eğitim Hizmetleri A. Ş. Müdürü İlgili mevzuat hükümlerine göre Okulumuzun ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması ve denetim amaçlarıyla sınırlı olarak Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları İlgili mevzuat hükümlerine göre kurumumuzdan bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşlar İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak Hukuken Yetkili Özel Hukuk Kişileri ve Gerçek kişiler İlgili mevzuat hükümlerine göre kurumumuzun bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak Bu kapsamda tarafımızca toplanan veriler yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda servis hizmeti aldığımız ve işbirliği yaptığımız kişiler, eğitim danışmanlarımız, sözleşme içerisinde olduğumuz proje ortaklarımız (TEMA Vakfı vb.), öğrencilerin okulumuz aracılığıyla katıldıkları ulusal ve uluslararası yarışmaları düzenleyen kurum ve kuruluşlar, acenteler, MEB, İlgili bakanlıklar, yargı mercii, çifte müfredat süreçleriyle yetkili Cambridge Birimi ile işleme amacıyla sınır olarak gerekli olduğu ölçüde aktarılabilecektir. Belirtilen kişisel veri aktarım faaliyetleri yalnızca işleme amaçları doğrultusunda aktarılabilecek olup belirtilen üçüncü kişiler dışında herhangi bir kişi ve kişilerle paylaşılmayacaktır.
4.KİŞİSEL VERİLERİN YURTDIŞINA AKTARILMASI
Kişisel veriler; Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve Kurul’un izninin bulunduğu yabancı ülkelere aktarılabilmektedir.
4.1 Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması Kişisel veriler, veri işleme amaçları doğrultusunda velisi olduğu öğrenci ve kendisi adına açık rızası var ise veya açık rızasının olmadığı durumlarda
3.1. Kişisel Verilerin Aktarılması başlığı altında verdiğimiz durumlar mevcutsa yurtdışına aktarılabilecektir. Okulumuz A Level müfredatı kapsamında çift diploma imkanının sunulabilmesi için sözleşme içerisinde bulunduğumuz yetkili kurum ve kuruluşa, uluslararası etkinlik ve faaliyetlere katılma talebi olan öğrencilerin gerekli kişisel verileri sadece bu amaçla sınırlı olarak yurtdışına aktarılabilecektir. Bu doğrultuda Okulun uzaktan eğitim süreci kapsamında çeşitli platformlar aracılığı ile yapılan canlı dersler ve sosyal medya paylaşımlarında da yurtdışına veri aktarımı yapıldığı kabul edilmektedir. Bu derslerin yapıldığı başlıca platformlar “Zoom” ve “Google Classroom” uygulamaları ile sosyal medya paylaşımlarının yapıldığı “Instagram”, “Linkedin”, “Twitter”, “Youtube” aracılığıyla bu faaliyetler yürütülmektedir. Okulumuzun anılan faaliyetler kapsamında MEB tarafından yapılan tebliğler esas alınarak gerçekleştirilen canlı derslerin yurtdışı merkezli platformlar aracılığıyla gerçekleştirilmesi, sosyal medya paylaşımı vb. faaliyetlerinde sahipleri ayrıca aydınlatılmakta ve açık rızaları alınmaktadır.
5.KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ
Kişisel verilerin saklanma süresi belirlenirken yasal düzenlemelerin getirdiği yükümlülükler göz önüne alınmaktadır. Yasal düzenlemeler dışında, kişisel verilerin işlenme amaçları dikkate alınarak saklama süresi belirlenmektedir. Veri işleme amacının ortadan kalkması halinde, verilerin tutulmasına olanak sağlayan başka bir hukuki sebep veya dayanak bulunmadığı sürece veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve kurumumuzun belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zamanaşımı süreleri ile zamanaşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda kurumumuza yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
- KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak adına yetkisiz erişim risklerini, kaza ile veri kayıplarını, verilerin kasti silinmesini veya verilerin zarar görmesini engelleyecek makul önlemler alınmaktadır. Kişisel verilere, erişim yetkisi bulunan kişilerden başkalarının erişmesini engellemek adına gereken her türlü teknik ve fiziki önlemler alınır. Bu kapsamda özellikle yetkilendirme sistemi, hiç kimsenin gereğinden fazla kişisel veriye erişmesinin mümkün olmayacağı şekilde kurgulanır. Sağlık verileri gibi özel nitelikli kişisel verilerin güvenliği sağlanırken diğer kişisel verilere göre daha katı önlemler alınır. Yetkilendirilmiş kişiler gereken güvenlik kontrollerinden geçirilir. Ayrıca bu kişiler, görev ve sorumlulukları hakkında eğitilir. Kişisel verilere erişim kayıtları teknik imkânlar elverdiği ölçüde tutulur ve bu kayıtlar düzenli aralıklarla incelenir. Yetkisiz erişim söz konusu olduğunda derhal soruşturma başlatılır. Kişisel verileri işleyen Beştepe Koleji çalışanları, işlenen verilerin güvenliğinin sağlanması amacıyla aşağıdaki yükümlülüklere uyar:
- Kişisel verilerin korunmasına ilişkin konularda hukuka uygun ve dürüst davranma,
- Kişisel verileri doğru, tam ve eksiksiz işleme,
- Güncelliğini kaybeden kişisel verilerin güncellenmesi amacıyla gerekli çalışmaları yapma,
- Kişisel verilerin işlenmesinde herhangi bir hukuka aykırılık fark ettiğinde ilgili yöneticiyi bilgilendirme,
- Kişisel verilere ilişkin kanuni hakların kullanılabilmesi için gerekli yönlendirmeleri yapma.
7.KURSİYER ve VELİLERİN SAĞLIKLARIYLA İLGİLİ TOPLANAN VE İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERE İLİŞKİN ÖZEL KURALLAR
7.1 Sağlık Verilerinin Ayrı Saklanması ve Sağlık Verilerini İşlemeye Yetkili Çalışanlar
Sağlık verileri, Beştepe Koleji’nin olanakları elverdiği oranda, yetkisiz erişimlerden korumak ve daha yüksek güvenlik sağlamak adına, diğer kişisel verilerden ayrı olarak saklanmaktadır. Kurumumuzun, sağlık verilerini mümkün olan en dar kapsamda işlemeye özen göstermektedir. Sağlık verilerinin işlenmesi gereken durumlarda, bu işlemeyi gerçekleştirmek amacıyla yetkilendirilen kişilerin, bu verilerin hassasiyetini anlamasına ve gerekli önemleri alabilmesine yönelik bilgilendirmeler yapılır. Covid-19 Salgınıyla mücadele kapsamında MEB tarafından yayınlanan tebliğler gereği, tüm kursiyerler ile Öğretmenlerin, Kurum yerleşkelerine gelen Veliler, diğer Kurum çalışanları ve üçüncü kişilerin HES Kodu ile girişi sağlanmaktadır. HES Kodunun geçerli olup olmadığı, gün içerisinde birkaç kez giriş yapılması da dahil olmak üzere her giriş işlemi esnasında gerçekleştirilmekte ve takibi sağlanmaktadır. HES Kodu uygulaması KVK mevzuatı kapsamında kamu sağlığının temini ve salgınla mücadele amacıyla sınırlı ve amacına uygun olarak saklanmakta ve özel nitelikli kişisel veri kapsamında işlenmektedir. HES kodu verileri yasal yükümlülüklerin sona ermesi ve meşru menfaatin ortadan kalkmasıyla beraber en fazla 15 gün saklanmakta ve sürenin dolması ile derhal imha edilmekte ve depolanmamaktadır.
7.2 Sağlık Verilerinin Özel Nitelikli Kişisel Veri Olarak Muamele Görmesi Öğrencilerin sağlık verileri özel nitelikli kişisel veri olarak kabul edilmektedir. Özel nitelikli kişisel veriler hakkında uygulanan tüm önlemler sağlık verileri için de uygulanır.
7.3 Sağlık Verilerine Erişim Sağlık verilerine erişim sadece gerekli olması durumunda bu konuda yetkilendirilmiş okulumuz çalışanları kapsamında hemşire, öğretmen, okul idarecileri tarafından gerçekleştirilebilecektir. Ayrıca yöneticilere, onların yönetsel rollerini yerine getirebilmeleri için gereken seviyede sağlık verileri açıklanabilmekte olup süreç içerisinde herhangi bir aksaklığa mahal vermemek adına Beştepe Akademi aracılığıyla sadece ilgililerin erişimine açık olacak şekilde paylaşılmaktadır.
8.ÖĞRENCİLERİN VE VELİLERİ’NİN KANUNİ HAKLARI VE BUNLARI KULLANMA YÖNTEMLERİ KVKK’ nın 11. maddesi gereği bize şahsen, kimliğinizi ispat etmeniz kaydıyla, velisi olduğunuz öğrenci yahut kendi kişisel verileriniz ile ilgili; Okulumuzun hakkınızda kişisel veri işleyip işlemediğini öğrenmek, eğer işlemişse, buna ilişkin bilgi talep etmek, kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığı öğrenmek, kişisel verilerin yurtiçi veya yurtdışına aktarılıp aktarılmadığı ve kimlere aktarıldığını öğrenmek haklarına sahipsiniz. Ayrıca, Okulumuzdan yanlış ve eksik kişisel verilerinizin düzeltilmesini ve verilerinin aktarıldığı veya aktarılmış olabileceği alıcıların bilgilendirilmesini talep etme hakkınız vardır. Kişisel verilerinizin KVKK madde 7’de öngörülen şartlar çerçevesinde verilerinizin imha edilmesini (silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini) Okulumuzdan talep edebilirsiniz. Aynı zamanda verilerin aktarıldığı veya aktarılabileceği 3. kişilerin söz konusu imha talebiniz ile ilgili bilgilendirilmesini talep edebilirsiniz. Ancak imha talebinizi değerlendirerek hangi yöntemin uygun olduğu somut olayın koşullarına göre tarafımızca değerlendirilecektir. Bu bağlamda seçtiğimiz imha yöntemini neden seçtiğimiz ile ilgili bizden her zaman bilgi talep edebilirsiniz. Münhasıran bir otomatik sistem kullanılarak oluşturulmuş kişisel veri analizinizin sonuçlarına bu sonuçlar çıkarlarınıza aykırıysa itiraz edebilirsiniz. Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep edebilirsiniz. Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin Kurumumuz için ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Kişisel verilerinizin işlenmesi ile ilgili hususlarda başvurunuzu Okulumuz internet adresinde bulunan başvuru formunu doldurarak, yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da bize daha önce bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda yer alan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle Okulumuza teslim etmeniz gerekmektedir. Okulumuz tarafından talebinizin mahiyetine ve başvuru yönteminize göre, başvurunun size ait olup olmadığının belirlenmesi ve böylece haklarınızı koruyabilmek amacıyla ek doğrulamalar (kayıtlı telefonunuza mesaj gönderilmesi, aranmanız gibi) istenebilir. Örneğin Okulumuzda kayıtlı olan e-posta adresiniz aracılığıyla başvuru yapmanız halinde, Okulumuzda kayıtlı başka bir iletişim yöntemini kullanarak size ulaşabilir ve başvurunun size ait olup olmadığının teyidini isteyebiliriz.